Case III: Dollar General Uses Integrated Software
1. The old, nonintegrated functional system created problems
: แต่เดิมนั้นบริษัทไม่ได้บูรณาการระบบการทำงานของหน่วยต่างๆให้เป็นหนึ่งเดียวกันหรือไม่สามารถเชื่อมโยงงานระหว่างกันได้ ส่งผลให้เกิดปัญหาด้านการสูญเสียทรัพยากรและเวลาในการทำงานโดยใช่เหตุ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับฝ่าย Account Payable Department ที่แต่เดิมใช้ระบบการบันทึกรายการ/ การทำงานด้วยระบบมือ โดยตรวจสอบคู่กับใบสั่งซื้อ (Purchasing Order) และใบกำกับภาษี (Invoice) ซึ่งไม่เหมาะสมกับบริษัทที่กำลังอยู่ในช่วงการเติบโตอย่างขีดสุด เนื่องจากสูญเสียเวลาและสามารถเกิดความผิดพลาดได้ง่าย รวมทั้งส่งผลกระทบถึงฝ่ายรับสินค้า (Receiving Department) ที่ไม่สามารถตรวจรับสินค้าได้ในทันทีหากยังไม่มีการอนุมัติและตรวจสอบ ตลอดจนถึงชำระเงินจากฝ่ายอื่นที่จำเป็นก่อนหน้าได้
2. The necessity to install the new system
: เนื่องจากบริษัทเติบโตอย่างรวดเร็วในช่วงปี 1996- 2002 ซึ่งเป็นช่วงที่บริษัทมีการขยายกิจการในรัฐต่างๆ ซึ่งล้วนแล้วแต่มีความแตกต่างในการดำเนินธุรกิจเป็นอย่างมาก อาทิ
§ ความแตกต่างของภาษีในแต่ละรัฐ
§ ปัญหาการบริหารด้านทรัพยากรมนุษย์ให้สอดคล้องกับการขยายตัวของบริษัท
§ ปัญหาระบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปในหน่วยงานต่างๆของบริษัท อาทิ ฝ่าย Account Payable
§ ความต้องการข้อมูลและเทคโนโลยีเพื่อใช้ในการตัดสินใจและการดำเนินงานมากขึ้น ส่งผลให้ฝ่าย IT มีความรับผิดชอบมากขึ้นในระยะเวลาที่จำกัดและจำเป็นเร่งด่วน โดยเฉพาะอย่างยิ่งความต้องการรายงานที่ครบถ้วนสำหรับการตัดสินใจของฝ่ายผู้บริหาร เป็นต้น
ซึ่งทั้งหมดล้วนเป็นเหตุผลในความจำเป็นที่จะต้องมีระบบสนับสนุนใหม่ ถึงแม้ว่าจะมีต้นทุนที่สูงก็ตาม
3. Lawson Software Smart Notification
: คือระบบที่พัฒนาเพื่อช่วยในการวิเคราะห์และประมวลผลข้อมูลสารสนเทศขององค์กร รวมทั้งออกแบบให้สามารถเชื่อมโยงและแบ่งปันข้อมูลระหว่างหน่วยงานอย่างบูรณาการ โดยมีกระบวนการที่สำคัญอยู่ที่การคัดกรองแหล่งข้อมูล คัดสรรข้อมูลที่มีความจำเป็นและสมบูรณ์สำหรับการใช้งานและนำเสนอด้วยรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน เข้าใจได้ง่ายและตรงกันสำหรับบุคลากรทั้งองค์กร เพื่อให้ข้อมูลสารสนเทศที่จำเป็นนั้นพร้อมสำหรับพนักงานหรือผู้บริหารที่ต้องการใช้ได้อย่างถูกต้อง เหมาะสมกับทั้งตำแหน่งหน้าที่การงานที่ใช้และทันเวลากับการตัดสินใจและใช้งานจริง ถือได้ว่าเป็นการพัฒนาศักยภาพในการทำงานของทั้งพนังานและองค์กรโดยรวม
ดังนั้น จากข้อมูลเบื้องต้นเห็นว่าเป็นระบบ Software ที่มีคุณค่าและเป็ฯประโยชน์อย่างยิ่งกับ Dollar General เนื่องจากหากพิจารณาจากระบบงานในอดีตของบริษัทแล้ว ถือได้ว่าเป็นบริษัทขนาดใหญ่ที่ไม่ได้มีความเชี่ยวชาญหรือริเริ่มในการใช้เทคโนโลยีชั้นสูงมากนัก (เห็นได้ชัดจากการบันทึกรายการ/ การทำงานด้วยระบบมือในระยะหนึ่ง) การเลือกใช้ระบบ Lawson Software Smart Notification ที่มีลักษณะการทำงานพื้นฐานที่ครบครันและสามารถสื่อสารข้อมูลแก่ทั้งองค์กรที่เข้าใจง่ายถือว่าเหมาะสมกับบริษัทอย่างยิ่ง
4. Services Automation
: คือบริการใหม่ของ Lawson สำหรับธุรกิจบริการในด้านอำนวยความสะดวกด้านเครื่องมือในการจัดการบริหารงานประจำวัน การบริหารทรัพยากร ค่าใช้จ่ายและกิจกรรมด้านการเงินทั้งหมดตั้งแต่สร้างโอกาสในการขายจนถึงการเก็บเงินจากลูกค้า โดยสิ่งที่ระบบดังกล่าวมุ่งเน้นเป็นอย่างมากคือการสร้างระบบเพื่อการบริหารและการดำเนินธุรกิจในทุกขั้นตอน อีกทั้งสามารถสังเกตการณ์และพยากรณ์รายได้และความสามารถในการทำกำไรรวมเรียกว่า การบริหารโอกาสด้านการดำเนินงาน นอกจากนี้ยังมุ่งเน้นด้านการบริหารโครงการเพื่อให้มีการกำหนดกลยุทธ์การลงทุนที่เหมาะสมกับสถานการณ์การแข่งขันและสภาพเศรษฐกิจในทุกขณะมากที่สุดและการบริหารทรัพยากรที่คำนึงถึงศักยภาพและความสามารถที่มีอยู่ขององค์กรเป็นหลัก รวมทั้งเป็นระบบที่สามารถใช้ร่วมกับระบบอื่นอีกด้วย
ดังนั้น จากข้อมูลเบื้องต้นประกอบกับข้อมูลระบบ Lawson Software Smart Notification ในข้อที่ผ่านมา เห็นว่าระบบ Service Automation เป็นระบบสนับสนุนการดำเนินธุรกิจและการตัดสินใจที่น่าสนใจเป็นอย่างยิ่ง ถือได้ว่าเป็นการส่งเสริมเทคโนโลยีที่บริษัทเลือกใช้อยู่แล้วอย่างสมบูรณ์แบบยิ่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งจะเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับผู้บริหารในทุกระดับ เนื่องจากระบบใหม่นี้ออกแบบมาเพื่อส่งเสริมงานทางด้านบริหารที่ครบถ้วนของบริษัท ทั้งด้านการสร้างรายได้ที่สอดคล้องกับจัดสรรทรัพยากรภายในและการหาแหล่งใหม่จากภายนอก รวมไปถึงการลงทุนเพื่อต่อยอดสินทรัพย์ขององค์กรที่มีอยู่
น.ส. พิมพ์ชนก เกตุสุวรรณ์
5302110076
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น