[AI613] Weekly Learning Journal: Nov.30, 2010

Lecture# 4

Nov. 30, 2010

Outsourcing, Offshoring, and IT as a Subsidiary

การ Outsourcing ด้าน IT เพื่อประโยชน์ในการดำเนินงานโดยรวมขององค์กรคือ ประโยชน์ในการประหยัดต้นทุน สามารถพัฒนาศักยภาพงาน IT จากผู้ให้บริการที่เชี่ยวชาญ สามารถเลือกใช้เทคโนโลยีเพื่อตอบสนองความต้องการของตลาดได้อย่างรวดเร็วโดยมุ่งเน้นเฉพาะตามความสามารถหลักขององค์กร ซึ่งทั้งหมดเป็นผลให้สามารถครองส่วนแบ่งทางการตลาดและสร้างมูลค่าเพิ่มแก่องค์กร โดยมักจะ Outsourcing ด้านการบำรุงรักษาระบบและเครื่องมือทาง IT รวมทั้งการสร้าง/ ดูแลและรักษาระบบเครือข่ายขององค์กรและอื่นๆ อย่างไรก็ตามจะไม่ Outsourcing งานที่เป็นความสามารถหลักขององค์กร งานที่มีสาระสำคัญหรืองานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลและความปลอดภัยของข้อมูลในระดับสำคัญ เป็นต้น

การ Outsourcing สามารถทำสัญญากับผู้ให้บริการได้ในหลายลักษณะ คือ

§  Transactional Outsourcing Agreement โดยให้ผู้ให้บริการรับผิดชอบงานด้าน IT ที่สำคัญทั้งหมด

§  Co-sourcing Alliance โดยพัฒนาร่วมกันทั้งระหว่างบริษัทและผู้ให้บริการ

§  Strategic Partnership โดยให้ผู้ให้บริการรายหนึ่งเป็นผู้รับผิดชอบสาระสำคัญทั้งระบบของงานด้าน IT โดยสามารถจ้างงานต่อได้

นอกจากนี้ก่อนการ Outsourcing จะต้องวิเคราะห์และประเมินความต้องการการบริการด้าน IT ของภายในองค์กรอย่างชัดเจนในเรื่องของรูปแบบและลักษณะระบบที่ต้องการ สามารถตอบสนองความต้องการในปัจจุบันและสามารถปรับปรุงเพื่อพัฒนาต่อในอนาคตได้ทันเทคโนโลยีที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดอย่างรวดเร็ว อีกทั้งมีความเกี่ยวข้องเชื่อมโยงกับการทำงานของบริษัทในภาพรวมและอาจเอื้อถึงผู้ที่เกี่ยวข้องนอกบริษัท เช่น Supplier ด้วย สามารถอธิบายเป็นขั้นตอนได้ดังต่อไปนี้

Step I: Planning, Identifying and Justifying ระบบที่ต้องการ รวมทั้งวางแผนในการนำระบบดังกล่าวมาใช้และอาจมีการปรับปรุงการทำงานภายในองค์กรเพื่อให้สอดคล้องกับระบบใหม่ด้วย

Step II: Creating IT architecture โดยออกแบบโครงสร้างการทำงานของระบบที่สอดคล้องกับการทำงานของผู้ใช้จริงในองค์กร นั่นคือเป็นการวางโครงร่างจากแผนงานใน Step I นั่นเอง

Step III: Selecting an acquisition option กำหนดทางเลือกในการ Outsourcing ระบบหรือในบางกรณีอาจเหมาะสมกว่าในการพัฒนาโดยยริษัทเองภายใน เนื่องจากเป็นระบบที่มีความสำคัญต่อองค์กรและเกี่ยวข้องกับข้อมูลที่สำคัญ เป็นต้น

Step IV: Testing, installing, integrating and deploying IT application เพื่อทดลองการทำงานและเก็บความเห็นจากผู้ใช้จริง เพื่อใช้ในการปรับปรุงและพัฒนาให้ตรงความต้องการมากที่สุด อย่างไรก็ตามเพื่อลดขั้นตอนและระยะเวลาในการพัฒนาระบบอาจให้โอกาสผู้ใช้จริงในการร่วมออกความเห็นและร่วมพัฒนาระบบมาตั้งแต่ต้นก็ได้

Step V: Operation, Maintenance and updating เป็นการตรวจสอบและประเมินการทำงานและรักษาระบบตลอดการใช้งานจริง เพื่อให้มีการปรับปรุงและพัฒนาให้ทันกับความต้องการและเทคโนโลยีที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลานั่นเอง

[AI613] Case III: Dollar General Uses Integrated Software

Case III: Dollar General Uses Integrated Software

1.       The old, nonintegrated functional system created problems

: แต่เดิมนั้นบริษัทไม่ได้บูรณาการระบบการทำงานของหน่วยต่างๆให้เป็นหนึ่งเดียวกันหรือไม่สามารถเชื่อมโยงงานระหว่างกันได้ ส่งผลให้เกิดปัญหาด้านการสูญเสียทรัพยากรและเวลาในการทำงานโดยใช่เหตุ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับฝ่าย Account Payable Department ที่แต่เดิมใช้ระบบการบันทึกรายการ/ การทำงานด้วยระบบมือ โดยตรวจสอบคู่กับใบสั่งซื้อ (Purchasing Order) และใบกำกับภาษี (Invoice) ซึ่งไม่เหมาะสมกับบริษัทที่กำลังอยู่ในช่วงการเติบโตอย่างขีดสุด เนื่องจากสูญเสียเวลาและสามารถเกิดความผิดพลาดได้ง่าย รวมทั้งส่งผลกระทบถึงฝ่ายรับสินค้า (Receiving Department) ที่ไม่สามารถตรวจรับสินค้าได้ในทันทีหากยังไม่มีการอนุมัติและตรวจสอบ ตลอดจนถึงชำระเงินจากฝ่ายอื่นที่จำเป็นก่อนหน้าได้

2.       The necessity to install the new system

: เนื่องจากบริษัทเติบโตอย่างรวดเร็วในช่วงปี 1996- 2002 ซึ่งเป็นช่วงที่บริษัทมีการขยายกิจการในรัฐต่างๆ ซึ่งล้วนแล้วแต่มีความแตกต่างในการดำเนินธุรกิจเป็นอย่างมาก อาทิ

§  ความแตกต่างของภาษีในแต่ละรัฐ

§  ปัญหาการบริหารด้านทรัพยากรมนุษย์ให้สอดคล้องกับการขยายตัวของบริษัท

§  ปัญหาระบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปในหน่วยงานต่างๆของบริษัท อาทิ ฝ่าย Account Payable

§  ความต้องการข้อมูลและเทคโนโลยีเพื่อใช้ในการตัดสินใจและการดำเนินงานมากขึ้น ส่งผลให้ฝ่าย IT มีความรับผิดชอบมากขึ้นในระยะเวลาที่จำกัดและจำเป็นเร่งด่วน โดยเฉพาะอย่างยิ่งความต้องการรายงานที่ครบถ้วนสำหรับการตัดสินใจของฝ่ายผู้บริหาร เป็นต้น

ซึ่งทั้งหมดล้วนเป็นเหตุผลในความจำเป็นที่จะต้องมีระบบสนับสนุนใหม่ ถึงแม้ว่าจะมีต้นทุนที่สูงก็ตาม

3.       Lawson Software Smart Notification

: คือระบบที่พัฒนาเพื่อช่วยในการวิเคราะห์และประมวลผลข้อมูลสารสนเทศขององค์กร รวมทั้งออกแบบให้สามารถเชื่อมโยงและแบ่งปันข้อมูลระหว่างหน่วยงานอย่างบูรณาการ โดยมีกระบวนการที่สำคัญอยู่ที่การคัดกรองแหล่งข้อมูล คัดสรรข้อมูลที่มีความจำเป็นและสมบูรณ์สำหรับการใช้งานและนำเสนอด้วยรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน เข้าใจได้ง่ายและตรงกันสำหรับบุคลากรทั้งองค์กร เพื่อให้ข้อมูลสารสนเทศที่จำเป็นนั้นพร้อมสำหรับพนักงานหรือผู้บริหารที่ต้องการใช้ได้อย่างถูกต้อง เหมาะสมกับทั้งตำแหน่งหน้าที่การงานที่ใช้และทันเวลากับการตัดสินใจและใช้งานจริง ถือได้ว่าเป็นการพัฒนาศักยภาพในการทำงานของทั้งพนังานและองค์กรโดยรวม

Source: http://www.lawson.com/www/Resource.nsf/pub/SEPM-SS971.pdf/$FILE/SEPM-SS971.pdf

ดังนั้น จากข้อมูลเบื้องต้นเห็นว่าเป็นระบบ Software ที่มีคุณค่าและเป็ฯประโยชน์อย่างยิ่งกับ Dollar General เนื่องจากหากพิจารณาจากระบบงานในอดีตของบริษัทแล้ว ถือได้ว่าเป็นบริษัทขนาดใหญ่ที่ไม่ได้มีความเชี่ยวชาญหรือริเริ่มในการใช้เทคโนโลยีชั้นสูงมากนัก (เห็นได้ชัดจากการบันทึกรายการ/ การทำงานด้วยระบบมือในระยะหนึ่ง) การเลือกใช้ระบบ Lawson Software Smart Notification ที่มีลักษณะการทำงานพื้นฐานที่ครบครันและสามารถสื่อสารข้อมูลแก่ทั้งองค์กรที่เข้าใจง่ายถือว่าเหมาะสมกับบริษัทอย่างยิ่ง

4.       Services Automation

:  คือบริการใหม่ของ Lawson สำหรับธุรกิจบริการในด้านอำนวยความสะดวกด้านเครื่องมือในการจัดการบริหารงานประจำวัน การบริหารทรัพยากร ค่าใช้จ่ายและกิจกรรมด้านการเงินทั้งหมดตั้งแต่สร้างโอกาสในการขายจนถึงการเก็บเงินจากลูกค้า โดยสิ่งที่ระบบดังกล่าวมุ่งเน้นเป็นอย่างมากคือการสร้างระบบเพื่อการบริหารและการดำเนินธุรกิจในทุกขั้นตอน อีกทั้งสามารถสังเกตการณ์และพยากรณ์รายได้และความสามารถในการทำกำไรรวมเรียกว่า การบริหารโอกาสด้านการดำเนินงาน นอกจากนี้ยังมุ่งเน้นด้านการบริหารโครงการเพื่อให้มีการกำหนดกลยุทธ์การลงทุนที่เหมาะสมกับสถานการณ์การแข่งขันและสภาพเศรษฐกิจในทุกขณะมากที่สุดและการบริหารทรัพยากรที่คำนึงถึงศักยภาพและความสามารถที่มีอยู่ขององค์กรเป็นหลัก รวมทั้งเป็นระบบที่สามารถใช้ร่วมกับระบบอื่นอีกด้วย

Source: http://www.lawson.com/wcw.nsf/pub/ses_ED9066

ดังนั้น จากข้อมูลเบื้องต้นประกอบกับข้อมูลระบบ Lawson Software Smart Notification ในข้อที่ผ่านมา เห็นว่าระบบ Service Automation เป็นระบบสนับสนุนการดำเนินธุรกิจและการตัดสินใจที่น่าสนใจเป็นอย่างยิ่ง ถือได้ว่าเป็นการส่งเสริมเทคโนโลยีที่บริษัทเลือกใช้อยู่แล้วอย่างสมบูรณ์แบบยิ่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งจะเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับผู้บริหารในทุกระดับ เนื่องจากระบบใหม่นี้ออกแบบมาเพื่อส่งเสริมงานทางด้านบริหารที่ครบถ้วนของบริษัท ทั้งด้านการสร้างรายได้ที่สอดคล้องกับจัดสรรทรัพยากรภายในและการหาแหล่งใหม่จากภายนอก รวมไปถึงการลงทุนเพื่อต่อยอดสินทรัพย์ขององค์กรที่มีอยู่

น.ส. พิมพ์ชนก เกตุสุวรรณ์

5302110076

[AI613] Weekly Learning Journal: Nov.22, 2010

Lecture# 3

Nov. 22, 2010

Transaction Processing System (TPS)

ระบบสารสนเทศสำหรับประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง

ถือเป็นระบบพื้นฐานที่สำคัญเปรียบเสมือนศูนย์กลางของการทำธุรกิจอย่างยิ่ง โดยถูกพัฒนาขึ้นครั้งแรกตั้งแต่ช่วงกลางทศวรรษ 1950s ทำหน้าที่ในการรวบรวม และจัดระเบียบรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction) เก็บข้อมูลอย่างต่อเนื่อง มักเก็บตามเวลาที่เกิดขึ้นจริง (Real Time) เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติงานหลักขององค์กรและสำหรับการปฏิบัติงานประจำ เช่น การซื้อวัตถุดิบ การวางบิลลูกค้า การคำนวณเงินเดือน การส่งสินค้าไปยังลูกค้า ฯลฯ

กล่าวได้ว่า TPS เป็นระบบที่มีการประมวลผลข้อมูลประจำ (เช่น ทุกวัน) จำนวนมากจากภายในที่ต้องมีความน่าเชื่อถือในระดับสูงและผลที่ได้เพื่อตอบสนองต่อผู้ใช้ภายในองค์การเป็นหลัก ทำให้ต้องเก็บฐานข้อมูลจำนวนมาก

ลักษณะที่สำคัญของ TPS

}  Reliability ต้องมีความน่าเชื่อถือผ่านระบบที่มีการทำงานที่แน่นอนและเข้าใจได้ถูกต้องตรงกันทั้งองค์กร ปกติแล้วผู้ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลมักจะไม่มีนาจในการเปลี่ยนแปลงโดยพลการเพื่อไม่ให้กระทบกับส่วนอื่นขององค์กรในการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ต่อ

}  Standardization คือการกำหนดระบบการนำเข้าข้อมูล การประมวลผลและการแปลค่าที่เป็นมาตรฐาน สามารถเข้าใจได้ตรงกันแม้ว่าจะอยู่คนละหน่วยงานในองค์กร

}  Control Access กำหนดอำนาจในการเข้าถึงข้อมูลและการเปลี่ยนแปลงข้อมูล เนื่องจากข้อมูลจาก TPS เป็นเสมือนฐานข้อมูลสำหรับระบบอื่นต่อไป จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งในการกำหนดไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยพลการหรือการเปลี่ยนแปลงใดๆที่จะสร้างความเสียหายและความคลาดเคลื่อนในการใช้ข้อมูลต่อไป

การแบ่งประเภทตามงานที่สนับสนุน

}  ระบบประมวลผลรายการการเปลี่ยนแปลง (Transaction Processing System)

}  ระบบสารสนเทศสำหรับการจัดการ (Management Information System)

}  ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System) ส่วนใหญ่เป็นสำหรับการตัดสินใจของพนักงานหรือผู้จัดการระดับล่างที่ต้องตัดสินใจในรายละเอียดการทำงานทุกวัน

}  ระบบสนับสนุนผู้บริหาร (Executive Support System) เป็นลักษณะของการใช้ข้อมูลเบื้องต้นจาก TPS เพื่อประมวลผลต่อ

}  ระบบอัจฉริยะ (Intelligence System)

วงจร TPS

}  Data Entry การบันทึกข้อมูลเป็นขั้นตอนแรกทั้งแบบ Real-Time และ Batch ซึ่งต้องเลือกให้เหมาะสมตามลักษณะของธุรกิจ เช่น บันทึกการขายควรเป็นแบบ Real-Time เพื่อป้องกันการผิดพลาด

}  Database Updating การบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูลและการจัดการกับฐานข้อมูล ซึ่งต้องให้ความสำคัญกับเรื่องความถูกต้องและความเป็นปัจจุบันของข้อมูลอย่างยิ่ง

}  Document and Report Generation ออกรายงานและเอกสารที่เกี่ยวข้อง เพื่อเป็นหลักฐานในกระบวนการและใช้สำหรับเป็นเอกสารประกอบในการตัดสินใจ เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า

}  Inquiry Processing รับคำร้องจากผู้ที่ใช้หรือเกี่ยวข้องกับระบบจริง ในลักษณะการสอบถามข้อมูลผ่านช่องทางต่างๆ เช่น อินเตอร์เน็ต เพื่อประโยชน์ในการปรับปรุงระบบให้ตอบสนองความต้องการผู้ใช้มากขึ้น

ตัวอย่างของระบบ TPS

เช่น  ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Accounting Information System) ซึ่งภายในประกอบด้วยการประมวลผลข้อมูลที่จำเป็นหลายอย่าง อาทิ

◦       การประมวลผลคำสั่งซื้อ (Order Entry System)

◦       การควบคุมคลังและการประมวลผลการจัดซื้อ (Inventory control and Purchasing)

◦       บัญชีลูกหนี้/บัญชีเจ้าหนี้ (Account Receivable/Account Payable)

◦       บัญชีแยกประเภท (General ledger)

Web Analytics Tools

                เป็นเครื่องมือที่ให้บริการการเก็บข้อมูลและการประมวลผลข้อมูลในลักษณะเดียวกับ TPS โดยผู้ให้บริการบนเครือข่ายอินเตอร์เน็ต อาทิ Google ซึ่งสามารถรายงานข้อมูลและรายละเอียดเกี่ยวกับผู้ที่เข้าชมเวบไซต์ของผู้จ้าง ซึ่งเป็นประโยชน์ในการทำแผนการตลาดหรือการประชาสัมพันธ์อื่นๆที่เกี่ยวข้องต่อไป

E-Procurement

                ระบบการเชื่อมต่อธุรกรรมระหว่างบริษัทหรือหน่วยงาน เพื่อการบริหารงานและความสะดวกสบาย เป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการลดงานเอกสารและความผิดพลาดจากมนุษย์ อาทิ E-Procurement ระหว่าง TISCO และ OfficeMate ในการสั่งซื้อและการทำธุรกรรมออนไลน์เกี่ยวกับการให้บริการซื้อขายและจัดส่งอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน

                นอกจากนี้ มีการพูดคุยถึงกรณีศึกษา Intelligent Transport System หรือระบบขนส่งและจราจรอัจฉริยะ รวมทั้งการนำเสนอเรื่อง

}  RFID: Radio Frequency Identification  ระบบชี้เฉพาะอัตโนมัติแบบไร้สาย ทำงานผ่านคลื่นวิทยุในการระบุวัตถุและบุคคล เป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการบริหารห่วงโซ่อุปทาน

}  Speech Recognition  โปรแกรมแปลงเสียงพูดให้เป็นข้อความตัวอักษร โดยสามารถเข้าใจคำพูดได้ถูกต้องเกือบ 100%

}  Virtualization การสร้างระบบเครือข่ายเสมือน เพื่อการติดต่อและแบ่งปันทรัพยากรระหว่างกัน

}   IT and Forensic Accounting เสนอถึงการใช้ IT ในการตรวจสอบการทำงานทางด้านบัญชีภายในองค์กร

น.ส. พิมพ์ชนก เกตุสุวรรณ์ 5302110076 

[AI613] Case II: Building an E-Business at FedEx Corp.

Case II: Building an E-Business at FedEx Corporation

1.      Networks Cited in this case

:           Global Virtual Private Network (VPN), Internet Connectivity, Leased-line Connectivity และ VAN (Value-added Network) Connectivity ซึ่งทั้งหมดล้วนเป็นระบบเครือข่ายที่สร้างเพื่อรองรับธุรกิจบนเครือข่ายอินเตอร์เน็ต E-commerce

2.      IT improves the performance of FedEx

:           FedEx เลือกใช้ Internet เป็นช่องทางในการให้บริการ เนื่องจากมีต้นทุนไม่สูงและลูกค้าสามารถเข้าถึงได้ง่าย จึงเป็นโอกาสในการขยายโครงสร้างทางธุรกิจ ทั้งในด้านภูมิภาคและเขตพื้นที่ที่ให้บริการและลักษณะการบริการแก่ลูกค้าให้ครอบคลุมความต้องการยิ่งขึ้น ส่งผลให้ FedEx สามารถขยายกรอบการให้บริการ สร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน และก้าวสู่การเป็นบริษัทสำหรับยุคโลกาภิวัฒน์ในการให้บริการขนส่งและโลจิสติกส์ด้วยโครงข่าย E-Business ที่เชื่อมโยงทั้งโลกเข้าหากัน

            นอกจากนี้ FedEx มีโครงสร้างการใช้ระบบ Internet ในการผสานระบบการขนส่งและระบบข้อมูลสารสนเทศของบริษัทให้อยู่ในทิศทางเดียวกันสำหรับการบริการลูกค้าแต่ละรายที่มีความต้องการและข้อจำกัดที่แตกต่างกัน

3.      Personalization and customization

:           FedEx มีโครงสร้างการใช้ระบบ Internet ในการผสานระบบการขนส่งและระบบข้อมูลสารสนเทศของบริษัทให้อยู่ในทิศทางเดียวกันสำหรับการบริการลูกค้าแต่ละรายที่มีความต้องการและข้อจำกัดที่แตกต่างกัน ซึ่งสามารถตอบสนองหลัก “Personalization”

            รวมทั้งด้วยการนำเสนอผลิตภัณฑ์การบริการที่หลากหลายทั้ง Hardware และ Software ที่ลูกค้ามีส่วนร่วมในการเลือกสรรบริการตามความต้องการรายบุคคลและสามารถออกแบบโครงสร้างการทำงานของโปรแกรมและระบบไม่ไห้เกิดความซ้ำซ้อนในการประมวลผลของธุรกรรมของลูกค้าเองผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ตด้วย FedEx ShipAPI ซึ่งสามารถตอบสนองตามหลัก “Customization”

4.      Benefits to the customers

: FedEx มีระบบ E-commerce ให้บริการลูกค้าอย่างครบวงจร ซึ่งทำให้ลูกค้าได้รับประโยชน์ดังนี้

1)   เกิดการสื่อสารและการประสานงานที่ดีระหว่างทุกฝ่ายในการทำธุรกรรมตลอดการซื้อขายและตามการบริหารห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chains)

2)   ทำให้ธุรกรรมที่เกิดขึ้นมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งลดต้นทุนการซื้อขายระหว่างกันและลดระยะเวลาการดำเนินการให้เร็วยิ่งขึ้น

3)   ลูกค้าเกิดความสะดวกสบายในการใช้บริการผ่าน FedEx เนื่องจากสามารถตอบสนองทุกความต้องการที่เกี่ยวกับการซื้อขายได้ครบวงจรและสามารถเลือกใช้บริการได้ตรงความต้องการสูงสุด โดยไม่จำเป็นต้องติดต่อหารายย่อยอื่นอีก

พิมพ์ชนก เกตุสุวรรณ์
5302110076

[AI613] Weekly Learning Journal: Nov.16, 2010

                                Lecture# 2

Nov. 16, 2010

Understanding and Managing Information Technologies

IT Concept

           Data: ข้อมูลทั้งที่เป็นตัวเลข และไม่ใช่ตัวเลขที่ยังไม่มีความหมายที่สามารถเข้าใจได้ชัดเจนหากอยู่เพียงลำพัง

               Information: ข้อมูลทั้งที่เป็นตัวเลข และไม่ใช่ตัวเลขที่มีความหมายด้วยตนเอง สามารถเข้าใจและเห็นความเชื่อมโยงในการนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างชัดเจน

               

          Knowledge: องค์ความรู้ที่พัฒนาจาก Data และ Information โดยพยายามรวบรวมจากทุกแหล่งที่น่าเชื่อถือและสามารถนำมาต่อยอดเพื่อสร้างประโยชน์แก่องค์กรในระยะยาว โดยจะต้องผ่านกระบวนการที่พิสูจน์ได้แล้วว่าองค์ความรู้ดังกล่าวนั้นเป็นจริง ถูกต้องและน่าเชื่อถือ

             จะเห็นได้ว่า Data, Information และ Knowledge นั้นมีความสัมพันธ์กันในลักษณะพัฒนาขึ้นอย่างเป็นลำดับผ่านกระบวนการที่จำเป็น ดังนั้น ประเด็นสำคัญคือ การพยายามรวบรวมข้อมูลจากทุกแหล่งที่น่าเชื่อถือทั้งภายในและภายนอกองค์กร รวมถึงกระบวนการที่จำเป็นหลังจากนั้นคือ การแยกประเภทและประมวลผลเพื่อนำไปใช้จริง อาทิ การทำบัญชีของบริษัท การบริหาทรัพยากรมนุษย์และการจ่ายค่าตอบแทน (Payroll System) รวมถึงการประเมินความน่าเชื่อถือและฐานะลูกค้า กรณีการปล่อยสินเชื่อหรือการผ่อนชำระ เป็นต้น ซึ่งระบบ IT จะมีลักษณะเป็นหน่วยงานแนวนอนที่สนับสนุนการทำงานของทุกหน่วยงานในองค์กรในการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานขององค์กรและเป็นการสร้างโอกาสและแนวคิดใหม่ทางธุรกิจได้เป็นอย่างดี

Information System Infrastructure and Architecture

Personal and Productivity System  

ระบบที่ออกแบบเพื่อตอบสนองความต้องการส่วนบุคคล เช่น ระบบปฏิบัติการ BB มีคุณสมบัติในการพูดคุยผ่านระบบเฉพาะของเครือข่าย ซึ่งเป็นประโยชน์มากกว่าแค่การสื่อสารระหว่างบุคคลและการติดต่อระหว่างธุรกิจอีกด้วย

Transaction Processing System (TPS)

ระบบการเก็บบันทึกทุกรายการธุรกรรมที่เกิดขึ้นและทุกขั้นตอนการดำเนินงานภายในองค์กร ถือว่าเป็นระบบที่มีความสำคัญมากที่สุด เพราะว่าเก็บข้อมูลทุกอย่างและเป็นฐานข้อมูลขององค์กร เช่น ระบบ Payroll จะบันทึกข้อมูลทั้งหมดของพนักงาน เช่น ข้อมูลประวัติ การทำงาน เวลาเข้า-ออกงาน เป็นต้น มีประโยชน์ในการเก็บข้อมูลสำรองและสามารถเรียกข้อมูลเก่ามาประมวลผลได้เสมอ เหมาะสำหรับการวางแผนการทำงานประจำวัน

Functional Information System

                ระบบ IT ที่รองรับการทำงานระดับหน่วยงานเฉพาะที่แตกต่างกันตามหน้าที่ ไม่มีการเชื่อมโยงหรือแบ่งปันข้อมูลระหว่างกัน ซึ่งส่วนใหญ่เป็นเพราะการสร้างระบบรวมที่สามารถเชื่อมโยงถึงกันหมดจะมีต้นทุนการพัฒนาค่อนข้างสูง ดูแลยาก และข้อมูลที่เก็บรักษาอาจเป็นความลับที่ไม่เหมาะแก่การเผยแพร่ อาทิ ธนาคาร

Enterprise Resource Planning (ERP)

                ระบบจัดการทรัพยากรภายในองค์กร โดยเชื่อมโยงการดำเนินงานและข้อมูลของทั้งองค์กรให้สามารถแบ่งปันระหว่างฝ่ายงานได้หรือที่เรียกว่า สามารถใช้งานได้ในระดับ Cross Function เช่น โปรแกรม SAP Oracle เป็นต้น

Interorganizational System และ Global System

                ระบบที่เชื่อมโยงข้อมูลของหน่วยงานที่อาจอยู่ในภูมิภาค สถานที่ หรือสาขาที่แตกต่างกัน เพื่อให้สามารถติดต่อระหว่างหน่วยงาน/ สาขาขององค์กรเดียวกันได้ทั่วโลก ซึ่งหากพัฒนาอีกขั้นเป็น Vary Large and Special Information System เป็นระบบที่เชื่อมโยงข้อมูลภายในองค์กรขนาดใหญ่ โดยไม่มีข้อจำกัดของพื้นที่ อีกทั้งยังเชื่อมโยงสู่องค์กรขนาดเล็กภายนอกที่ดำเนินธุรกรรมระหว่างกันด้วย เช่น การจองตั๋วเครื่องบินและแพ็คเกจการท่องเที่ยว ที่เชื่อมโยงผ่านระบบอินเตอร์เน็ตทั้งองค์กรขนาดใหญ่เช่นสายการบินและโรงแรมระดับโลกถึงสถานที่ท่องเที่ยวขนาดเล็กต่างๆ

Management Information System (MIS)

                ระบบข้อมูลสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง โดยข้อมูลทั้งหมดมาจาก Transaction Information System (TIS) เพื่อเปรียบเทียบและตัดสินใจการดำเนินงาน อาทิ  ระหว่างสาขาในภูมิภาคเดียวกัน ซึ่งอาจต้องกำหนดกลยุทธ์หรือแผนการตลาดที่แตกต่างเพื่อกระตุ้นยอดขายของแต่ละสาขา

Decision Support System (DSS)

                เน้นที่การเก็บข้อมูลและการประยุกต์ใช้หลักสถิติเพื่อการตัดสินใจ โดยเอาข้อมูลจากภายนอกมารวมด้วย (MIS อาจมีเฉพาะแค่ภายใน) รวมทั้งสามารถช่วยในการตัดสินใจเรื่อง Supply Chain ซึ่งเกี่ยวข้องกับบุคคล/ องค์กรภายนอกด้วย นอกจากนี้ Group DSS (GDSS) ซึ่งสนับสนุนการตัดสินใจกลุ่มที่มีผู้เกี่ยวข้องในการตัดสินใจมากกว่าหนึ่ง มีหลักเกณฑ์การตัดสินใจที่หลากหลาย รวมทั้งต้องการข้อมูลสนับสนุนต่างๆพร้อมกันในคราวเดียว จึงจำเป็นต้องมีหน่วยงานสารสนเทศคอยสนับสนุนข้อมูลให้ เพื่อการตัดสินใจกลุ่มที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดความขัดแย้งระหว่างบุคคล และสามารถตัดสินใจบนหลักฐานที่ชัดเจนจริง

Executive Support System (ESS)

           ระบบข้อมูลสนับสนุนการทำงานของผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น เช่น CEO CFO โดยเป็นระบบที่ต่อยอดมาจาก MIS และข้อมูลจากภายนอกที่ต้องมีความพร้อม ถูกต้องจริงและสามารถนำเสนอได้ในเวลาที่จำกัด ซึ่งต้องเน้นการนำเสนอข้อมูลโดยการสรุป รูปภาพหรือแผนภาพที่สามารถเปรียบเทียบหรือสร้าง Dashboard ที่สามารถสร้างสถานการณ์จำลองเองได้  เพื่อประโยชน์ในการตัดสินใจด้านกลยุทธ์และแผนงานระยะยาว

Knowledge Management System

         เป็นระบบที่รวมองค์ความรู้ขององค์กรทั้งหมดไว้ เพื่อใช้สำหรับแลกเปลี่ยนแบ่งปันกันและนำความรู้เดิมมาแตกยอดโดยพยายามดึงความรู้จากบุคลากรและประสบการณ์การทำงานออกมาให้ได้มากที่สุดเพื่อป้องกันการสูญเสียความรู้แม้ว่าบุคคลนั้นออกจากงานไปแล้ว เพื่อสร้าง Best Practice และเป็นการประหยัดต้นทุนการอบรมพนักงานใหม่อีกด้วย

                ดังนั้นจุดประสงค์หลักคือ เพื่อพยายามรวบรวมความรู้ชัดแจ้ง (Explicit) ให้ได้มากที่สุดและพยายามดึงความรู้ที่ฝังอยู่ภายในตัวบุคลากร (Tacit) ออกมาเพื่อเก็บลงในฐานข้อมูลมากที่สุด

           

             ซึ่งการใช้ระบบ IT ทั้งหมดสามารถนำมาบริหาร Supply Chain Management System เพื่อบริหารความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรและ Supplier หรือการบริหาร Customer Relationship Management System เพื่อบริหารความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรและลูกค้าทั้งใหม่และเก่า โดยสามารถประมวลผลข้อมูลผ่านระบบการให้บริการ “Cloud Computing” จากผู้ให้บริการต่างๆได้ ทำให้สามารถประหยัดต้นทุนการพัฒนาและรักษาระบบได้จำนวนมาก อย่างไรก็ตามสำหรับองค์กรขนาดใหญ่มักมี Information System Department หรือหน่วยงานระบบสารสนเทศ ทำหน้าที่สนับสนุนทุกฝ่ายงานในองค์กร โดยต้องรู้เรื่องเทคโนโลยี สามารถวางแผนงานผสานงานกับระบบ IT ได้ ซึ่งมีผู้บริหารระดับสูงสุดคือ CIO: Chief Info. Sys Officer หรือ CTO: Chief Tech. Officer

            

           เทคโนโลยีด้านสารสนเทศที่เป็นที่รู้จักอย่างแพร่หลายในปัจจุบันนอกเหนือจาก Internet คือ Intranet (เปรียบเสมือน  Internet ภายในองค์กรเท่านั้น เพื่อความปลอดภัยในการแลกเปลี่ยนข้อมูล) หรือ Extranet (เครือข่ายที่องค์กรต่างๆใช้เชื่อมต่อแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน) หรือ Collaboration and Communication System (ระบบส่งเสริมการสื่อสารภายในองค์กรผ่านเครื่องมือต่างๆ เช่น E-mail Lotus-Note หรือIM Mobile-phone และ Social Network ภายในองค์กร) เป็นต้น

น.ส. พิมพ์ชนก เกตุสุวรรณ์

5302110076